Connect-It 365 - Controle-inspectie

Leer voor opzichters, inspecteurs en vastgoedbeheerders hoe je met de Inspectie App uitgevoerde werkzaamheden controleert. We leggen uit hoe een controle-inspectie ontstaat in het ERP, tonen de uitvoering en leggen uit wat er met de uitslag gebeurt. Dit onderdeel betreft de controleinspectie.

1. Uitdaging — de uitdaging zit niet alleen in het uitvoeren van de controle-inspectie, maar vooral in de voorbereiding, afstemming en borging van de opvolging. Ontbrekende of versnipperde informatie leidt snel tot vertraging of onnodige herhaling. Oplossing — de steekproeffunctionaliteit in het ERP (zoals Aareon Tobias 365) selecteert op basis van bedrijfslogica welke opdrachten gecontroleerd moeten worden. Hiervan worden automatisch controle-inspecties aangemaakt en naar Connect-It 365 verstuurd. Voordelen: snellere doorlooptijd doordat bevindingen direct worden omgezet naar acties, en minder fouten omdat alles in één procesflow zit en gegevens niet opnieuw hoeven te worden overgetypt.
2. Mijn afspraken — welkom in de Inspectie App! De inspecteur ziet zijn geplande afspraken. Afspraken verplaatsen doe je snel door te swipen; via + maak je nieuwe afspraken aan of neem je die van collega's over. We openen de controle-inspectie van Britt Vos.
3. Controle-inspectie — bovenaan vind je informatie over de woning (afkomstig uit het ERP): adres, huurder en contractinformatie. Onderaan zie je de te inspecteren ruimtes. In dit geval de keuken, met 5 te controleren taken. Aan de slag!
4. Een snel overzicht van de te controleren taken in de ruimte: m², bijbehorende foto's en een taakoverzicht. We starten met de eerste taak.
5. Controletaak — bekijk (en bewerk) de beschrijving, opmerkingen en foto's. Vervolgens keur je de taak goed of af. Bij goedkeuring wordt de factuur betaalbaar gesteld; bij afkeuring genereert het ERP automatisch een garantieopdracht voor de aannemer. We keuren de taak goed.
6. We hebben inmiddels een aantal taken goedgekeurd en afgekeurd — alles overzichtelijk in één scherm.
7. Voordat je verdergaat, bevestig je nog eens je bevindingen. Zo blijft alles secuur en traceerbaar.
8. Samenvatting — bijna klaar! Controleer de openstaande acties en waarschuwingen, het overzicht van de gekeurde taken, en de kosten voor de corporatie.
9. Eventuele openstaande kosten voor de huurder worden eveneens met het ERP gedeeld.
10. Afronden — met een handtekening van de huurder ronden we de inspectie af. Op de achtergrond worden de volgende zaken automatisch in gang gezet:

• Inspectierapport wordt aangemaakt en verstuurd naar de inspecteur en de huurder
• Gegevens worden opgeslagen op de eerstvolgende inspectie
• DMS: gewijzigde en nieuwe documenten worden opgeslagen in het DMS
• ERP: WWS-kenmerken worden ter fiattering verstuurd naar de inspectiemodule
• ERP: reparatieopdrachten worden automatisch aangemaakt

11. Soms is ondertekening niet mogelijk — bijvoorbeeld als de huurder niet aanwezig of tekenbevoegd is. Geen probleem: dit geef je eenvoudig aan in Connect-It 365.